Finantsalaseid näpunäiteid toetuste taotlemisel
Toetuste taotlemisel ei ole pisiasju. Investeeringu sihipärase kasutamise tagab edukas rahavoo planeerimine ja toetusrahade õigeaegne kaasamine oma tegevusse.
Eelarve ja omafinantseering
Üheks esmaseks etapiks on projekti eelarve ja omafinantseeringu planeerimine. On oluline, et projekti rahavoog on võimalikult täpselt ja reaalse olukorraga vastavalt läbitöötatud. Hilisemaid arvestuslikke vigu on raske parandada ja üldjuhul viib numbriliselt vale ülesehitus ka hilisemate täiendavate rahaliste lisakuludeni. Võimalusel kaasata juba investeeringu planeerimise algetapis oma tegevustesse ka raamatupidaja või finantsjuht, kes igapäevaselt puutuvad kokku ettevõtte rahavoogude, aruandluse ja tegevuskuludega, mida on oluline jälgida ka investeeringu rahastamise planeerimise osas. Väga vajalik on jälgida iga konkreetse toetusmeetme määruse nõudeid individuaalselt. Erinevate toetusmeedete nõuded raamatupidamise lisadokumentatsiooni ja kajastamismetoodikate osas võivad erineda.
Projekti kulude jagunemine
Investeeringu rahalise planeerimise osas esmaseks ülesandeks on arvestada välja proportsioonid omafinantseeringu ja tegevuste lõikes (erinevad tegevused võivad olla toetatud erinevate % määradega), millised on abikõlbulikud ja mitteabikõlbulikud kulud, lähtuvalt sellest saab edasi otsutada investeerimistegevuse rahaline finantseerimise (ettevõtte omavahendid, liising, arvelduskrediit, lühi – või pikaajaline laen)kasutamise vajaduse.
Projekti rahavoogude planeerimine
Praeguse kehtiva süsteemi kohaselt on enamike toetuste puhul kasutusel refinantseerimise süsteem, kus taotleja peab esmalt ise omama rahalisi vahendeid tegevuste elluviimiseks ja peale tehtud kulutusi on võimalik saada toetuste rahaline kate abikõlbulike kulude osas. Otseselt projekti rahavoogu mõjutavad küsimused:
- millistest vahenditest katan kulutused enne toetuse laekumist;
- mitmes etapis planeerin investeeringut ellu viia ning kuidas jagunevad investeeringu etapid;
- finantsinsturmentide kaasamine projekti rahastamisse (periood, laenude/liisingute pikkus).
Korrektne dokumentatsioon
Projektiga seonduval dokumentatsioonil on mitmeid erinevaid funktsioone. See peab eelkõige andma ülevaate projekti hindavatele kontrollorganitele tehtud kulutuste ning nende meetme määrusele vastavuse osas , andma projektist hea ülevaate taotlejale endale ning olema arusaadav ka inimestele, kes igapäevaselt ei ole projektiga seotud, kuid kellel seda oma töös võib vaja minna (ettevõtte juhtkond, projekti partnerid, audiitor). Soovitav on selleks tarbeks projekti (toetuse) põhiselt koosatada eraldi kaust, kuhu on koondatud kogu projektiga (toetusega) seonduv dokumentatsioon (kirjavahetused, seonduvad lepingud, muutmisavaldused, raamatupidamise algdokumendid, sise-eeskirjad).
Oluline on ka teada, et programmperioodi 2007-2013 struktuuritoetuste projektide puhul on dokumentide säilitamise kohustus kuni 31.12.2025. See tähtaeg erineb praegu kehtivast raamatupidamisdokumentide seitsme aasta pikkusest säilitamise kohustusest.
Toetuste taotlemisel ei ole pisiasju. Investeeringu sihipärase kasutamise ja ettevõtja eesmärkide täituvuse tagab edukas rahavoo planeerimine ja toetusrahade õigeaegne kaasamine oma ettevõttlus tegevusse.
Kasutatud kirjandus:BDA Estonia ( 2007), Käsiraamat Projektide raamatupidamine struktuuritoetuste taotlemisel.
